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Software de gestão integrada: quais os benefícios de um ERP?


Um software de gestão integrada unifica as diversas informações do negócio em uma única interface. As operações passam a ser mais visíveis, de modo que os gestores enxergam vários aspectos que antes poderiam ser ignorados ou sequer identificados.

Com uma visão sistêmica, fica mais fácil saber onde o negócio precisa aumentar sua eficiência e reduzir custos. Isso porque a integração permite cruzar um grande volume de dados, transformando-os, entre outras coisas, em conhecimento sobre o mercado e os clientes.

A seguir, mostraremos as principais vantagens de adotar um ERP no negócio, mostrando que a integração é o pano de fundo por trás desses benefícios. Continue lendo!

 

Redução de custos

A visão unificada das operações permite identificar onde insumos estão sendo subutilizados, por exemplo. Na prática, isso pode implicar em um processo de compra mais eficiente, evitando a aquisição de materiais sem a devida necessidade.

Redução de erros

Erros acontecem bastante quando os setores não trabalham de forma integrada. Ao adotar um software de gestão integrada, a empresa aprimora a comunicação dos departamentos e torna a comunicação mais fluida e ágil. Desse modo, os erros ainda ocorrem, mas dentro da margem aceitável pela companhia.

Menos retrabalho e redundância

Digitar muitos dados abre brechas para a inserção de informações redundantes em planilhas. O software de gestão integrada pode ser configurado de modo a automatizar essa tarefa, tornando os retrabalhos e redundâncias muito menos frequentes.

Maior produtividade

O ERP organiza informações e faz cálculos com muito mais rapidez que os humanos. Logo, estes passam a se dedicar a aspectos estratégicos do setor, aumentando não só sua produtividade, mas também o valor agregado de suas atividades.

Medição de performance

Tão importante quanto planejar é saber se os resultados estão condizentes com os objetivos e metas estipulados. O software de gestão integrada entrega relatórios de performance com riqueza de detalhes, mostrando aos gestores o que pode ser melhorado para a empresa se manter competitiva no mercado.

Escalabilidade

Além de módulos nativos, o ERP permite a inserção de novas funcionalidades. Isso significa que a performance do software de gestão integrada não será afetada ao longo do tempo, entregando sempre rapidez no acesso e processamento de dados.

 

Porque a Senior Noroeste?

A Senior Noroeste, por meio do seu ERP, entrega muito mais do que integração. Entregamos aos nossos clientes inteligência de dados e a possibilidade de os gestores tomarem decisões em tempo real. Dessa forma, a empresa tende a estar sempre atualizada quanto às dinâmicas do mercado, mantendo-se competitiva e com potencial de crescimento.

Algumas das principais funcionalidades do nosso software de gestão integrada são:

  • finanças: melhor gestão do fluxo de caixa, contas a pagar e receber, notas fiscais e movimentações futuras;
  • vendas: gerenciamento completo e geração de relatórios;
  • serviços: visão total dos processos, além de manutenções preventivas, corretivas e preditivas em equipamentos.

Um software de gestão integrada aumenta a visibilidade das operações, mostrando-as em uma única tela. Como vimos, um ERP ajuda o negócio de várias formas, contribuindo em melhorias contínuas de seus processos internos.

 

Quer contar com o ERP da Senior Noroeste e obter todos os benefícios citados? Entre em contato com a nossa equipe!

 

 

 

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Saiba o que é um sistema de gestão alfandegária!


As novas tecnologias trouxeram muitas facilidades para o cotidiano das organizações. Nesse sentido, os sistemas de gestão aduaneira cumprem um papel fundamental dentro dos processos logísticos e vão além do auxílio nos serviços de entrega, transporte e armazenagem. Eles trazem mais dinâmica e inovação para esse tipo de negócio, influenciando nas estratégias e nos planejamentos.

Levando em consideração essas informações, este artigo falará sobre a importância dos sistemas de gestão alfandegárias, abordando os benefícios dessa tecnologia. Confira!

 

O papel da logística alfandegária

Antes de começarmos, é importante trazer para você, o papel da logística alfandegaria, que abarca uma série de etapas e atividades por vezes complexas, que serão facilitadas por meio de ferramentas e sistemas de gestão. Nesse contexto, as funções da logística alfandegária abarcam:

  • Transporte de produtos;
  • Armazenagem de mercadorias, incluindo discriminação e preparo de itens;
  • Movimentação e entrega de matérias-primas, insumos e produtos.

Dessa forma, esse tipo de logística opera em atividades fundamentais no contexto internacional, tendo como principal foco, as etapas de importação e exportação que são analisadas e gerenciadas pelas organizações.

 

Uso da tecnologia na gestão alfandegária

Como sabemos, a logística internacional, bem como as nacionais, exige dos gestores atenção plena a cada detalhe, seja nas funções administrativas, legais ou operacionais. E, para que cada um desses aspectos saia exatamente como planejado, contar com a tecnologia é algo fundamental.

Nesse contexto, a obtenção do controle de todas as etapas, como, por exemplo, reunião de dados, integração de setores e informações terão menos chances de incidirem em falhas, caso seja utilizado um software de gestão. Abaixo, citaremos alguns benefícios que essas ferramentas podem propiciar. Veja!

Administração de impostos e documentos

Trabalhos que envolvem importação e exportação requer uma atenção redobrada à legislação e exigem uma série de documentações. Uma vez que cada país tem a sua própria lei, impostos e regras aduaneiras, um sistema eficaz de gestão possibilita:

  • A organização eletrônica de documentos;
  • A impossibilidade de informações duplicadas;
  • A eliminação de extravios;
  • A organização de movimentações entre outros benefícios.

Alinhamento com a legislação

Como já mencionamos, atividades de importação e exportação exigem obediência à lei e possuem uma série de requisitos a serem cumpridos. A tecnologia, nesse sentido, favorece o preparo para as determinações legais de cada país, o que agilizará autorizações e o pagamento de taxas, por exemplo. Isso fará com que a empresa ganhe tempo e otimize a operação.

Armazenamento

Outro fator importante que será impactado pelo uso de softwares de gestão aduaneira é o armazenamento, ou seja, as atividades que envolvem a separação, preparação e estoque de mercadorias. Todas essas ações requerem um planejamento estruturado, pois atrasos na liberação e distribuição podem ocasionar diversos transtornos, inclusive financeiros.

Dessa forma, com um sistema de gestão se torna possível o controle mais assertivo no que se refere a datas e solicitações de entrada e saídas em áreas fronteiriças, por exemplo, facilitando todo o processo.

 

Sistema de gestão alfandegária

ERP, ou Sistemas Integrados de gestão empresarial é um recurso tecnológico capaz de interligar os dados e processos de uma organização em um único sistema. Essa interligação traz otimização às rotinas de uma organização e reduz as chances de falhas que podem resultar no pagamento de multas, por exemplo.

E, para que a qualidade do trabalho não seja afetada, é importante contar com parceiros comprometidos em desenvolver os melhores ERP, capazes de atender empresas de diferentes segmentos, que te ajuda a potencializar resultados e agilizar processos do dia a dia. Entre em contato e contrate o melhor ERP do país!

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Indústria 4.0 e ERP: qual a relação?


O avanço da tecnologia é algo impossível de evitar. O processo de desenvolvimento e aperfeiçoamento das máquinas, que teve início na primeira Revolução Industrial, continua acontecendo até hoje em uma escala muito maior. Isso afeta diretamente a automação e a troca de dados, bem como as etapas de produção e modelos de negócios.

A Indústria 4.0 está transformando o mercado. Isso se dá, entre outras coisas, por meio do aumento da produtividade e uso das mais modernas tecnologias disponíveis na produção de bens de consumo. Continue a leitura até o final para entender os benefícios da Indústria4.0 e sua relação com o software ERP!

 

O que é Indústria 4.0?

Também conhecida por Quarta Revolução Industrial, a Indústria 4.0 consiste em um novo modelo no qual há um aumento da automação e a integração de diferentes tecnologias como inteligência artificial, robótica, Internet das Coisas, computação em nuvem e cibersegurança. O objetivo é digitalizar as atividades industriais e ampliar a produtividade.

O conceito tem como uma de suas características a flexibilização da linha de produção. Além disso, podemos também mencionar a descentralização do trabalho, a alta velocidade no recebimento e análise de dados e a virtualização. Por meio desta, é possível obter informações em tempo real, de modo a fazer o controle indireto do ambiente de operação.

 

Quais os benefícios da Indústria 4.0?

Os benefícios da implementação desse conceito são muitos, sendo possível operar com mais agilidade, aprimorando a qualidade e ainda aumentando os lucros. Confira as subseções a seguir e conheça alguns dos principais benefícios!

Eficiência operacional e praticidade

As decisões são tomadas de maneira rápida e eficiente graças à automação dos processos. O aumento da praticidade ocorre à medida que as máquinas passam a fazer as atividades repetitivas, em vez dos humanos. 

Agilidade e segurança

A agilidade com os processos de especificações de produtos, lotes e fabricação ajuda a empresa a vender mais. Podemos também destacar que a agilidade oriunda da tecnologia reforça a segurança, evitando, por exemplo, violações e vazamento de informações.

Economia

Apesar de exigir investimentos relativamente altos para sua implantação, a Indústria 4.0 consegue eliminar desperdícios e operações que não agregam valor. Isso significa que, ao longo do tempo, a tendência é que esses custos comecem a cair e ainda haja uma economia de recursos.

Qual a relação entre o ERP e a Indústria 4.0?

O ERP (Enterprise Resource Planning) é o termo dado ao sistema que permite automatizar o processo operacional e controlar dados. A ideia é integrar todos os registros do negócio em uma única ferramenta. Portanto, é o sistema ERP que acompanha os processos industriais e gera informações estratégicas importantes para que os gestores tomem as melhores decisões em relação ao negócio. 

A incorporação dessa ferramenta na Indústria 4.0 permite:

  • integrar setores;
  • centralizar informações;
  • gerenciar processos;
  • mapear demandas;
  • reduzir custos;
  • aumentar a produtividade;
  • abrir portas para o estudo de novos modelos de negócios.

 

Podemos então concluir que a Indústria 4.0 tem o potencial para movimentar a economia, aumentando a qualidade dos bens de consumo. Além disso, ela ajuda a diminuir os custos e melhorar os lucros, elevando a empresa a um nível mais competitivo no mercado mundial.

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Aprenda o que é EFD-REinf e a importância de um bom ERP para fazer a gestão do seu envio


Estar em dia com as nossas obrigações legais é fundamental para o sucesso do nosso negócio. Nesse sentido, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, também conhecida como EFD-Reinf cumpre um papel de informar à Receita Federal a respeito dos rendimentos pagos e as retenções do Imposto de Renda.

Contudo, muitas pessoas podem vir a ter dificuldades na gestão do seu envio, o que torna essencial o uso de um ERP, que significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa. Neste artigo, abordaremos sobre a importância de um bom ERP para o envio do EFD-Reinf. Confira!

 

O que é e para que serve o EFD-Reinf?

A Escrituração Fiscal Digital de Retenção e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um documento utilizado para informar à Receita Federal a retenção de imposto de renda, contribuição social do cidadão, entre outros dados. O objetivo dele é simplificar e centralizar as informações sobre retenções na fonte não relacionadas ao trabalho, bem como informações sobre a receita bruta de uma empresa, para cálculo de contribuições alternativas para a Previdência Social.

A EFD-Reinf inclui as informações atualmente transmitidas de modo anual pela Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e Diretrizes de Informações sobre Arrecadação de FGTS e Previdenciárias (GFIP).

Atualmente, as organizações precisam enviar mensalmente os dados por meio de arquivos digitais (XML), além de armazenar os recibos de cada remessa.

 

O que é e para que serve um ERP?

ERP vem da abreviação em inglês, que significa Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido para o português como “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Dentro de uma organização, o ERP é um sistema de gestão empresarial que auxilia os processos internos, automatiza as operações manuais e as converte em processos de software, garantindo a guarda segura das informações em seus bancos de dados.

Além disso, ele atua como um software de gestão para unificar as informações e facilitar o fluxo de trabalho. Considerando que cada departamento precisa de ferramentas próprias para gerar relatórios e realizar tarefas do dia a dia, o ERP tem papel fundamental, atuando como centralizador do fluxo de trabalho, coordenando a comunicação em todas as áreas e facilitando a tomada de decisões.

 

Como o ERP pode facilitar a gestão fiscal da empresa?

Para organizar a grande quantidade de dados fiscais que as empresas têm que enviar para a Receita Federal, são necessárias soluções tecnológicas, que evitarão erros e possíveis multas. Um sistema integrado de gestão empresarial, também conhecido como ERP, é capaz de coletar e organizar informações fiscais de todas as áreas da empresa.

Manter processos seguros é fundamental para garantir que todas as informações sejam transmitidas à Receita Federal. Portanto, além de utilizar o sistema ERP, os colaboradores também precisam ser treinados para garantir que a plataforma forneça os dados de forma correta e flexível. Assim, é importante investir também em um sistema de senha e identificação que permita acesso apenas aos profissionais que realmente precisam dos dados.

Para ficar em dia com as obrigações fiscais, é sempre válido que as organizações contem com soluções propiciadas pela tecnologia. Nesse contexto, o ERP pode ser uma excelente ferramenta de gestão do envio da EFD-Reinf, facilitando os processos burocrático nas empresas.

 

Gostou do nosso artigo? Então, continue com a gente e aprenda um pouco mais sobre a importância de se investir em um software de CRM!

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Segurança de dados: o que é e qual a sua relação com ERP!


Não há dúvidas sobre a importância da segurança de dados em tempos de transformação digital, mas entender como isso se potencializa em sistemas ERP é essencial.

Lógico que não dá para prescindir de tantas funcionalidades oferecidas por sistemas ERP, mas é preciso considerar que quanto maior o nível de digitalização, mais chances de vulnerabilidades são encontradas.

É por isso que propomos esse conhecimento para o profissional de TI neste post. Domine cada vez mais a sua área e aumente o seu potencial para as empresas. Leia!

 

O que é segurança de dados?

Segurança de dados ou segurança da informação é uma área de tecnologia que reúne todos os mecanismos, funcionalidades e recursos para proteger preventivamente ou reativamente os dados de um negócio. A implementação segue algumas diretrizes como:

  • tecnologias em cloud computing (computação em nuvem);
  • backup recorrente;
  • criptografia de dados;
  • autenticação em dois fatores;
  • adequação legislativa junto à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados); dentre outras.

A transformação digital tem levado as empresas a se digitalizarem cada vez mais e a preservação de dados deixou de ser realizada por meio de salas fechadas ou arquivos trancados.

Isso significa que estamos praticamente no final de uma transição de segurança física para digital e os fundamentos desse novo modelo de proteção são totalmente diferentes como veremos a partir de agora.

A segurança digital deve ser pautada em confidencialidade

Das chaves para as senhas e níveis de acesso. Ou seja, para entrar em sistemas o usuário precisa além de uma senha, estar em um nível permitido de acesso.

Dessa forma, informações estratégicas não são acessadas por funcionários operacionais, por exemplo. Isso impõe mais velocidade, segurança e preservação dos dados.

A segurança de dados precisa garantir autenticidade e integridade

Se no meio físico as informações corriam riscos de deterioração e violação, em meio digital as ameaças se referem à invasões, roubos e danos ao conteúdo. Nesse sentido, a proposta da segurança de dados é impedir que isso aconteça e garantir a originalidade da informação.

Isso é útil em diversos sentidos, principalmente em relação à autenticidade da informação. Um dado inconsistente pode refletir uma distorção de interpretação e influenciar negativamente em resultados e planejamentos.

A segurança da informação também prioriza a conformidade dos dados

Quer dizer que o processamento das informações deve ser realizado de maneira correta e sem distorções. Além disso, a conformidade tem a ver com compliance (to comply em inglês, que significa estar em conformidade com leis, regulamentos e normas).

A segurança de dados deve torná-los disponíveis

Refere-se à acessibilidade da informação. Nesse ponto, os mecanismos de proteção precisam prover o acesso de maneira correta, simples, prática e em momento oportuno ao usuário.

Finalmente, a segurança da informação afirma a irretratabilidade dos dados

Significa dizer que a autoria da informação será preservada desde sua origem até as destinações. Ou seja, os mecanismos de segurança devem impedir que haja negação ou transferência desse atributo dos dados.

 

Qual a relação entre segurança de dados e ERP?

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa em português. É um sistema de gestão integrada que visa digitalizar todos os setores do negócio e sincronizá-los.

Não há dúvidas das vantagens de uma implementação como essa. A centralização e a organização dos dados representam um dos melhores benefícios para um negócio. Além disso, podemos citar:

Há ainda muitas outras vantagens, porém, um elemento pode comprometer todos esses benefícios: a segurança da informação e ela deve ser uma das principais diretrizes dessa implementação.

Ou seja, um sistema ERP, quando bem implementado, amplia significativamente o nível de segurança de dados de uma organização, validando acessos, controlando e protegendo informações, dentre outras funcionalidades.

Isso inclui um sistema de segurança de dados que deve estar agregado ao ERP para proporcionar ao negócio não só a otimização de produção mas a segurança dos processos.

 

O que acontece se eu não implementar segurança de dados?

Você pode simplesmente negligenciar a segurança da informação e “contar com a sorte”. No entanto, esse é um risco muito sério de comprometimento de informações estratégicas, de dados pessoais de clientes e de perdas. Acompanhe agora algumas das principais consequências.

Vazamento de dados

O vazamento pode ocorrer por meio de ataques externos ou internos, por usuários mal intencionados ou até mesmo por descuido na operação da informação.

Tudo isso, deve ser combatido pelo sistema de segurança da informação. Sem contar, que um vazamento pode gerar problemas mais graves como sequestro de informações, roubo e sanções pesadas de instituições governamentais.

Prejuízo financeiro

É inegável que além de estratégico, o dado se tornou valioso para um negócio. Nesse sentido, a perda ou dano de uma informação pode gerar sérios prejuízos financeiros para um negócio. Os possíveis resultados disso são gastos com:

  • recuperação de dados;
  • ações na justiça por parte de clientes;
  • sanções governamentais; dentre outras.

Danos à imagem da Marca

Os problemas relacionados à falta de segurança de dados são passíveis de publicização como meio de alerta para o público. Dessa forma, é comum que os prejuízos ultrapassem o limite financeiro e prejudiquem a continuidade do negócio.

Com a transformação digital, é bem mais fácil encontrar informações de reputação de uma empresa por meio de comentários em redes sociais, avaliações no site reclameaqui e outros canais. Nesse sentido, a segurança de dados é um fundamento que não deve ser negligenciado na condução de um setor de tecnologia.

 

Agora você já sabe que é praticamente impossível prescindir de tecnologias de segurança. Nesse sentido, qualquer “economia” que vise abdicar de mecanismos de proteção pode acabar saindo muito cara para a condução da área de TI.

Neste artigo, você descobriu o que é segurança de dados, como ela impacta no setor de TI e como a implementação de um ERP está relacionada a isso. Além do mais, entendeu que quem não aplica segurança de dados, pode sofrer consequências graves na área.

 

Se você pretende aumentar seu conhecimento sobre segurança de dados e outras tecnologias essenciais para profissionais de TI, aproveite a oportunidade e assine nossa newsletter gratuita!

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Folha de pagamento: descubra tudo sobre o controle interno!


O controle interno da folha de pagamento pode ficar mais simples do que você imagina. Considerando que é uma obrigação legal para a organização, todo o cuidado é pouco para manter essa exigência em dia e correta.

O contador é sempre uma figura essencial para qualquer controle desta natureza, porém, é ainda melhor que a empresa tenha soluções digitais para garantir a integridade dos cálculos e evitar erros humanos.

Neste post, vamos trazer um panorama completo sobre a folha de pagamento discorrendo sobre legislação, cálculos, vantagens e implementação. Descubra tudo isso e muito mais agora. Acompanhe!

 

O que é uma folha de pagamento?

Como falamos na introdução, a folha de pagamento é uma exigência legal a ser respeitada por todas as instituições nacionais. É por meio desse documento que são relatadas as informações sobre as remunerações dos colaboradores da empresa como:

  • dados da empresa contratante;
  • cargo e função do colaborador;
  • dias trabalhados;
  • total bruto de salário;
  • valor líquido de salário;
  • horas extras;
  • adiantamentos;
  • total de remuneração;
  • descontos;
  • agrupamentos por categoria como trabalhador avulso, contribuinte individual, contratado por prazo determinado e outros;
  • quotas de salário-família;
  • nomes de seguradas em salário-maternidade.

As leis não estabelecem um modelo oficial para a elaboração da folha de pagamento, logo, cada corporação pode formulá-la de acordo com suas necessidades, mas sempre respeitando as diretrizes legais.

Entre os termos mais importantes que cercam o conceito de folha de pagamento, destacamos a remuneração, o salário e o próprio pagamento. Acompanhe agora em mais detalhes a explicação sobre cada um deles.

Salário

O salário compreende o valor bruto fixado para pagamento de um mês de trabalho pelo empregador. Ele deve constar na folha como base para os demais cálculos como contagem de horas extras, descontos e outros.

Remuneração

Já a remuneração pode contemplar o salário e outros valores como gratificações, adicionais, comissões e outros. Dessa forma, é normal que o valor da remuneração seja um pouco maior que o do salário.

Pagamento

Já o pagamento se refere ao ato propriamente dito de depósito em conta do valor exato devido ao colaborador. De acordo com a lei, esse pagamento pode ser feito de forma semanal, quinzenal ou mensal, sempre respeitando o limite de 5 dias úteis para sua execução.

 

Finalmente, destacamos que a folha de pagamento pode ser realizada de forma manual ou eletrônica conforme prevê a legislação trabalhista e previdenciária, porém, veremos ao longo do artigo, que o controle manual tem se tornado cada vez mais complexo e passível de erros diante de todo o detalhamento que cerca a elaboração deste documento.

Dessa forma, atualmente, a maioria das empresas adotam sistemas eletrônicos para esse controle que se referem a soluções digitais para elaboração da folha de pagamento.

 

Como é feito o cálculo da folha de pagamento?

Para realização do cálculo da folha de pagamento, é necessário que o profissional siga os passos de controle que precisam ter tarefas diárias para contabilização correta dos fatos até a elaboração do documento. Acompanhe agora como funciona essa cronologia.

Lançamentos diários

Apure e ajuste diariamente situações pontuais como horas extras realizadas, faltas e marcações diversas. Atualize informações sobre o banco de horas e confira vencimentos de contratos de experiência.

Logo após essas ações, faça uma conferência completa de todos os dados registrados. Além disso, você deverá enviar as informações sobre retornos de afastamentos ao sistema eSocial.

Lançamentos eventuais

Outras situações que ocorrem eventualmente na organização devem ser acompanhados e registrados. Casos de demissão, advertências e atestados são alguns exemplos. Nesse caso, você deverá:

  • registrar os atos de admissão e emitir os contratos de trabalho;
  • lançar as informações de admissão no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • registrar os atos de demissão e emitir os documentos correspondentes;
  • cadastrar atos de advertências e suspensões de colaboradores;
  • registrar as informações sobre o gozo de férias dos funcionários e emitir as documentações;
  • controlar o lançamento de atestados, adiantamentos, afastamentos, valores de convênios e outros.

Conferência pré fechamento

Ainda antes do fechamento da folha de pagamento é necessário que o profissional realize algumas atividades de conferência para garantir a exatidão das informações.

Você deverá lançar e conferir todas as informações relativas a cadastros de saúde do trabalhador. Esses registros deverão conter serviços médicos, cálculos de convênios e lançamentos de farmácia.

Além disso, o profissional deverá conferir outras informações como empréstimos, serviços, vale alimentação e / ou vale refeição e os controles de ponto.

Fechamento

Após todos esses lançamentos e conferências, o profissional poderá realizar o fechamento da folha. É neste momento que será executado o cálculo exato, bem como todos os lançamentos. Acompanhe agora todas as ações:

  • calcule a folha e confira os lançamentos;
  • verifique o pagamento de pensões alimentícias;
  • confira as gratificações de função;
  • identifique a existência de contribuições sindicais, confederativas e assistenciais;
  • observe os lançamentos dos convênios para o eSocial;
  • faça a importação e o lançamento de notas fiscais de produção rural, caso haja;
  • confira os cálculos sobre o INSS;
  • apure os cálculos de IRRF;
  • gere o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
  • verifique os recolhimentos de FGTS;
  • envie os principais eventos mensais ao eSocial como S-1200, S-1210, S-1250, S-1260 e S-1280;
  • feche os eventos periódicos referentes ao controle S-1299;
  • averigue retornos de INSS, IRRF e FGTS para o sistema eSocial;
  • faça a conferência e o fechamento da DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos);
  • gere o CAGED mensal;
  • envios os arquivos de pagamentos líquidos aos bancos;
  • lance as provisões de Férias e do décimo terceiro salário;
  • execute o controle sobre a programação mensal das férias dos colaboradores;
  • faça a integração contábil.

Perceba como a listagem de ações é bem extensa e detalhada. Um erro em qualquer um dos controles pode ser fatal para a existência de passivos trabalhistas ou impacto no orçamento empresarial.

Por isso, o controle manual se torna cada vez mais difícil, de acordo com o porte empresarial e é muito mais confiável realizar todo esse cadastro por meio de uma solução eletrônica.

 

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?

Por ser uma obrigação fiscal, a folha de pagamento conta com vários artigos espalhados em leis e decretos para o seu regramento. A partir de agora veremos alguns dos principais institutos que disciplinam esse documento.

Decreto N.º 3.048

Segundo o inciso I do artigo 225 do Decreto N.º 3.048 de 6 de maio de 1999, a organização deve preparar e manter pelo menos uma via da folha de pagamento em cada estabelecimento, conforme o texto abaixo:

 I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

Outro artigo que discorre sobre a obrigação de preparo da folha de pagamento é o 273. Nele é possível encontrar a base de contratação que está na Lei N.º 9.601 de 21 de janeiro de 1998. Acompanhe sua redação:

Art. 273. A empresa é obrigada a preparar folha de pagamento dos trabalhadores contratados com base na Lei nº 9.601, de 1998, na forma do art. 225, agrupando-os separadamente.

Consolidação das Leis do Trabalho

Já o artigo 464 do Decreto Lei N.º 5.452 de 1º de maio de 1943 (Consolidação das Leis do Trabalho), discorre sobre o comprovante de depósito em conta da remuneração do trabalhador. Acompanhe a descrição do artigo e seu parágrafo único:

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

 Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.

A CLT também disciplina alguns descontos sobre a folha conforme ditam os artigos 545 e 582, que se referem às contribuições devidas ao sindicato e à contribuição sindical do mês de março, respectivamente.

Lei N.º 8.212

A Lei N.º 8.212 de 24 de julho de 1991 também discorre sobre a folha de pagamento em seu artigo 32. No inciso II é possível encontrar a periodicidade do controle que deve ser feita mensalmente.

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

IN RFB 971

A Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil de 13 de novembro de 2009 é outro instrumento legal que trata sobre as obrigações da folha de pagamento. Segundo o inciso III do artigo 47, há obrigação da empresa e do equiparado, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, em:

III – elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

  1. a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
  2. b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
  3. c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;
  4. d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;
  5. e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;

Além dessas, há outras ocorrências legislativas que instituem e regulamentam a elaboração da folha de pagamento. Nesse sentido, é fundamental que o gestor esteja sempre atento a possíveis alterações e aplique-as com correção.

 

Por que não é recomendado ter um escritório de contabilidade externo?

Ao optar por um controle externo, o gestor pode ter dificuldades importantes na elaboração e no controle sobre a folha de pagamento. Um dos pontos sensíveis é a dificuldade em mapear pagamentos incorretos.

Outras situações como devolutivas do Governo ou recuperações monetárias podem não ser repassadas pelo escritório à empresa, criando um gap no controle ou até um prejuízo financeiro. Ou seja, você pode estar perdendo eficiência ao não optar por um processo internalizado.

Já as soluções empresariais, auxiliam bastante no controle interno das atividades de gestão de um negócio. Acompanhe agora algumas das funções dessas aplicações digitais e a solução de recursos humanos que contempla o controle da folha de pagamento.

Gestão Empresarial / ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado em português. Essa solução tem a função de potencializar a gestão empresarial devendo otimizar os resultados da empresa e agilizar o fluxo de processos.

É possível utilizar tecnologias como inteligência artificial para auxiliar o gestor em processos cruciais para a sobrevivência do negócio como tomada de decisão, análise aprimorada e informações em tempo real.

Além disso, o gestor ganha em conformidade ao garantir as principais ações de compliance e permitir a realização correta de obrigações fiscais, exigências do SPED e outras. A adesão de uma solução como essa impacta diretamente na otimização de:

  • finanças;
  • manufatura;
  • suprimentos;
  • qualidade;
  • vendas;
  • serviços; e outros.

Gestão de Pessoas / HCM

Outra funcionalidade fundamental de uma solução online empresarial é o controle de HCM, que significa Human Capital Management ou Gestão de Capital Humano em português.

Por meio de softwares como esse o gestor tem a possibilidade de otimizar a gestão de recursos humanos, trazendo uma série de vantagens competitivas como:

  • a atração e a retenção de talentos;
  • o engajamento do time de colaboradores; e
  • a capacitação adequada do seu capital humano.

A solução HCM é fundamental para gestores que pensam em competitividade e liderança de mercado, já que ela permite tornar o RH mais estratégico admitindo digitalizações de atividades, otimização de processos e melhores resultados.

Especificamente nesta solução é possível encontrar a funcionalidade de controle de execução da folha de pagamento e integração com os devidos sistemas do governo para fechamento do documento como CAGED, eSocial, DCTFWeb e outros.

Gestão de Armazenagem / WMS

WMS significa Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém em português. Por meio dessa aplicação é possível otimizar a gestão logística do negócio e obter vantagens competitivas como:

  • aumento de produtividade;
  • redução de custos;
  • otimização de tempo
  • versatilidade logística.

Quais as vantagens do controle interno sobre a folha de pagamento?

Quem escolhe implementar soluções corporativas para a gestão do seu negócio ganha uma série de vantagens em funcionalidades essenciais para sobrevivência, conformidade e estratégia competitiva. Veja agora alguns dos principais benefícios.

Controle de custos

Quando falamos em controle de custos em uma gestão de negócio, nos referimos a um dos pontos mais sensíveis de controle. Maiores custos impactam negativamente em orçamento, planejamento estratégico, tomada de decisão e uma série de outras demandas fundamentais de uma organização.

Por meio de uma solução interna para controle da folha de pagamento, o gestor garante o compliance e a integridade de cálculos, respeito aos prazos de envio de documentações e integração com os demais setores da organização.

Em telas e dashboards personalizados, o gestor pode acompanhar os relatórios de totais de custos e prever com mais precisão o orçamento empresarial.

Envio do e-social garantido

A exigência do envio do eSocial, instituída desde janeiro de 2018, reforça a necessidade do uso de soluções digitais para o controle da folha de pagamento. Esse sistema conta com prazos e requisitos pontuais que devem ser respeitados regularmente pelas organizações, sob pena de sanções.

A partir do momento que esse sistema foi implementado, se integrou totalmente ao controle de folha de pagamento, tornando-se uma obrigação interligada.

Essa interligação é rígida e acaba impondo ao profissional responsável pela folha, a execução de um trabalho alinhado às funcionalidades desse sistema. Por isso, qualquer erro, pode impedir o envio e gerar atraso e sanção para a empresa.

Dessa forma, antes de qualquer reformulação, atualização ou exclusão de funcionalidades, um sistema de RH que contemple o controle da folha deve se basear nas diretrizes do eSocial para garantir a integridade dos prazos e dos detalhes de cada envio.

Cálculo exato

A folha de pagamento conta com algumas contas mais complexas como incidência de descontos e alíquotas de acordo com a faixa salarial do colaborador.

Muitas vezes, o profissional pode fazer um cálculo correto, porém, em cima de uma base equivocada e isso acaba gerando uma cadeia de erros na execução da folha.

Nesse ponto, um sistema de gestão eletrônica deverá relacionar as informações e adequar os cálculos de acordo com cada perfil de colaborador e porcentagens de impostos.

 

Como implementar uma solução de folha de pagamento de forma segura?

Há economias que não são inteligentes, como a opção de softwares de escritório para realização desse controle. Ainda em uma proporção de empresa com um número de funcionários relativamente pequeno, um erro pode custar caro ao gestor.

Planilhas eletrônicas como o Excel, por exemplo, representam aplicativos poderosos de controle, mas não suportam a abrangência de um controle como a folha de pagamento.

Nesse sentido, é importante contar com soluções mais específicas, que sejam desenvolvidas propriamente para esse controle. Além disso, quanto mais integrada for, melhor para a organização. Veja agora algumas das melhores práticas para implementar uma solução de folha de pagamento.

Escolha uma solução mais completa possível

Apesar de você encontrar bons aplicativos para a realização do controle somente da folha, o ideal é que você implemente soluções mais completas que abrangem não só essa demanda, mas toda a gestão de recursos humanos.

Assim você garante a integração, a viabilidade e a durabilidade desse controle, já que todas as funcionalidades serão constantemente atualizadas e alinhadas às exigências governamentais, além de permitirem auxílios em processos decisórios de gestão.

Conte com empresas sólidas e especializadas

Um estudo sobre a integridade e qualificação da empresa é fundamental para que você evite contratos ruins ou sem a viabilidade necessária para personalizações, suporte e outras questões fundamentais.

Opte por soluções em cloud computing

Para gerar maior competitividade para o seu negócio, o ideal é que você já escolha soluções de topo como as baseadas em cloud computing (computação em nuvem).

Por meio dessa tecnologia, o gestor tem a prerrogativa de acesso online, seguro e organizado das informações sobre a folha de pagamento, ganhando em flexibilidade e velocidade de execução de operações.

 

Por que investir em um controle interno de folha de pagamento?

Ao longo do artigo, é possível constatar uma série de justificativas de implementação de soluções digitais para o controle interno da folha de pagamento. Porém, separamos alguns dos principais porquês desse investimento para o gestor. Acompanhe.

Compliance

Compliance é um termo derivado da língua inglesa que significa agir em conformidade, ou seja, operar de acordo com um ordenamento, conjunto de regras ou pedidos.

Quando nos referimos ao âmbito empresarial, isso remete à conformidade legislativa dos controles. Assim, você terá total adequação ao ordenamento jurídico sobre a folha de pagamento.

Orçamento empresarial

Ao optar por um controle interno de folha, o gestor tem a prerrogativa de acompanhar os custos e auxiliar o raciocínio para o desenvolvimento de novos planejamentos estratégicos condizentes com o potencial financeiro da corporação.

Você pode acompanhar e integrar esses controles com os demais custos da empresa e ter a visão global do budget empresarial, para tomadas de decisão mais conscientes.

Pontualidade e precisão

Ficar à mercê de um profissional para a realização desse controle, pode ser um risco para a organização. Ainda que essa pessoa seja uma excelente profissional, estará sujeita a problemas eventuais de saúde, imprevistos e outros acontecimentos.

Dessa forma, ao imprimir um controle eletrônico, você evita esses imprevistos e garante a conformidade com prazos e regras para envio dos documentos relativos à folha.

Possibilidade de escalar o negócio

Uma empresa pode começar perfeitamente com um baixo número de funcionários. Nesse caso, teoricamente, o gestor teria mais facilidade de controle sobre a folha.

Porém, considerando a expectativa de crescimento que é exigida para qualquer empresa em um mercado competitivo, é essencial que você tenha mecanismos para permitir essa evolução com segurança e exatidão.

Sendo assim, o software interno pode potencializar esse crescimento ao integrar instantâneamente novos funcionários e atualizar o controle sem que a empresa perca tempo e produtividade.

 

Bem, agora você entende porque esse controle é tão difícil de ser realizado manualmente e sabe que o investimento em uma solução de recursos humanos é o ideal para garantir a integridade de todos esses controles.

Neste post, você aprendeu a folha de pagamento em detalhes e descobriu questões importantes como as exigências legais, o envio do e-social e todas as vantagens dessa implementação.

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ERP Financeiro: a favor de sua empresa!


Em tempos de desafios e incertezas, implantar um ERP Financeiro faz total sentido. Esse sistema é uma incrível ferramenta de gestão que auxilia o empreendedor na administração de recursos do seu negócio. Vale ressaltar que ele torna as tarefas automatizadas, aumentando assim a eficiência operacional.

Na prática, o sistema administra todas as entradas de receitas e despesas. Além disso, dá para identificar os gargalos, gastos desnecessários, e inclusive, oportunidades para o gestor alavancar os seus lucros. Deseja saber mais sobre esse assunto? É só curtir a leitura deste post. Confira!

 

Quais as principais funcionalidades de um ERP financeiro? 

Um sistema ERP financeiro serve para pequenas ou grandes empresas. Suas dezenas de funções focam na coleta, armazenamento e processamento das informações. Ao automatizar os processos, as tarefas se tornam muito mais simples de serem executadas, facilitando assim, o gerenciamento do negócio.

O ERP financeiro traz empoderamento para o gestor. O acesso às informações de forma prática permite a tomada de decisões mais rápidas e de maneira assertiva. Isso resulta em operações mais lucrativas e sustentáveis. Por isso, conheça suas principais funcionalidades:

1. Organiza o fluxo de caixa

Gerir recursos é uma tarefa complexa. É preciso planejar, organizar e definir qual é a melhor alternativa para o uso dos fundos. Na prática, isso se chama organização do fluxo de caixa.

Ao implantar um ERP financeiro, além de organizar o fluxo de caixa, o empreendedor usa os dados para a tomada de decisões envolvendo diversas fontes de financiamentos, investimentos e, inclusive, as atividades ligadas à gestão de caixa.

2. Gera relatórios 

Dispor de um ERP financeiro, é ter as informações integradas em um único banco de dados. Na hora de tomar decisões, com apenas simples cliques, é possível acessar relatórios valiosos sobre o empreendimento.

Vale ressaltar que a capacidade de integrar as informações representa um potencial incrível, pois possibilita a emissão de relatórios personalizados que permitem avaliar as condições da empresa sob a perspectiva do macro e micro ambiente.

3. Controla as contas a pagar e a receber

Um sistema ERP equilibra vários processos conhecidos por obrigações financeiras. Ele rastreia, armazena e analisa dados como as contas a pagar e a receber, orçamentos e até previsões.

A vantagem é que o sistema automatiza alguns processos como o de cobranças, além de registrar, de forma automática, a quitação de débitos. Sendo assim, com um ERP Financeiro, sua empresa agiliza tarefa importantes em tempo oportuno.

4. Cadastra clientes e fornecedores

O diferencial do ERP financeiro é a extensa catalogação de clientes e até fornecedores. É possível validar os parceiros comerciais, centralizando a gestão de documentos, contratos, certificados e demais informações.

E mais, se o ERP financeiro é integrado com um CRM, dá para agregar dados de relacionamento com fornecedores. Sendo assim, você tem na palma de sua mão dados qualificados para análise dos negócios e possibilidade de novas propostas.

 

Investir na implementação de um ERP financeiro é uma atitude inteligente. É uma maneira de adaptar o seu empreendimento à transformação digital contando com o uso da tecnologia para atingir melhores resultados. Logo, com uma ferramenta dessa em sua empresa, além de garantir uma eficiente gestão dos recursos, é possível apresentar diferencial competitivo perante a concorrência.

 

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